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Festival d’automne : Comment la Ville de Stratford a transformé l’événement annuel en expérience virtuelle

Publié par Hayleigh Smith | Duuo

En juin 2021, la Ville de Stratford commençait la planification de son Festival d’automne annuel. Après l’annulation de l’édition précédente, la communauté avait très hâte d’avoir l’occasion de se rassembler entre amis avec les gens du voisinage pour célébrer la ville.

Au même moment chez Duuo, nous étions impatients d’assister à notre toute première conférence de la Fédération canadienne des municipalités (qui a eu lieu en mode virtuel en 2021). Pour entrer en contact avec les collectivités d’un océan à l’autre et leur demander comment notre assurance événements pourrait leur être utile, nous avons décidé d’organiser un concours. Nous avons demandé aux municipalités participantes de nous dire pourquoi leur événement était si spécial, leur donnant ainsi la chance de remporter la commandite de 5 000 $ attribuée à l’événement qui se démarquerait le plus.

Le taux de participation dans tout le pays a été fort impressionnant. Ça nous a fait chaud au cœur de lire toutes ces réponses, qui nous ont fait réaliser à quel point ces rassemblements nous ont manqué pendant la pandémie.

Parmi tous les événements incroyables en lice, il y en a un qui s’est particulièrement démarqué du lot. Les représentants de Stratford ont décrit leur ville et leur événement comme suit : « Une vision de Stratford où les besoins sociaux, physiques et spirituels des résidents et résidentes sont comblés, où la culture est diversifiée et florissante, où notre héritage est protégé et célébré et où l’environnement est préservé et respecté, tout ça dans un seul et même événement. »

En tant qu’organisation carboneutre, Duuo s’engage à appuyer les partenariats et les initiatives visant à redonner à la planète. Dans le même ordre d’idées, nous adhérons à la vision de Stratford de promouvoir les sentiers et les espaces verts, et de valoriser la diversité ethnique et culturelle ainsi que l’inclusion.

Après avoir versé à Stratford la commandite de 5 000 $, nous avons collaboré avec l’équipe du Festival d’automne pour voir comment nous pouvions contribuer au succès de l’événement (et il se pourrait bien que quelques personnes de chez Duuo aient tenté de leur soutirer une invitation en échange!) Dans le cadre de ce partenariat, nous avons :

  1. Créé du matériel de marketing personnalisé;
  2. Offert un tarif préférentiel sur l’assurance événements;
  3. Élaboré un plan pour les démonstrations sur place;
  4. Ajouté le Festival d’automne à notre liste de partenaires privilégiés, permettant ainsi à tous les exposants de l’événement de bénéficier d’un tarif préférentiel sur leur protection, et plus encore!

L’événement était prévu la première fin de semaine de septembre, et tout était prêt!

Mais malheureusement, la COVID en a décidé autrement, un scénario hélas trop familier ces dernières années. La flambée des cas a forcé la Ville de Stratford à revoir ses plans car les restrictions n’auraient pas permis de tenir l’événement comme prévu.

Après autant de remises en question à cause du virus, les membres de l’équipe auraient très bien pu décider de se croiser les bras et d’attendre l’année suivante… mais détrompez-vous! S’il y a une chose que nous avons apprise, c’est que le comité du Festival d’automne se dévoue corps et âme pour offrir des expériences permettant de renforcer les liens de la collectivité.

Les membres n’ont pas perdu un instant : ils ont modifié les plans pour passer d’un festival en personne à un événement virtuel. Ils ont rapidement ajusté les annonces, lancé une campagne sur les réseaux sociaux pour faire la promotion des sentiers et des parcs, proposé des activités automnales sécuritaires, des recettes et plus encore. Ils ont créé une promenade interactive dans la nature pour inciter les résidents et résidentes de tous âges à sortir pour profiter de l’automne. La bibliothèque de Stratford a créé le « Parcours en histoires » au Fullerton’s Park, au Cotton Park et au centre-ville, pour que les familles puissent lire une histoire tout en marchant dans les sentiers. L’équipe a remis des trousses d’art gratuites et a même décoré les parcs et le centre-ville avec des articles de la ferme! Difficile à croire que cet événement incroyable était seulement une solution de rechange!

Légende : Promenade interactive dans la nature, Festival d’automne de Stratford 2021

Légende : Parcours en histoires créé par la bibliothèque de Stratford

La Ville de Stratford a reçu une tonne de commentaires positifs de la collectivité. Les restrictions sanitaires limitaient les contacts sociaux, mais le Festival d’automne a permis à la population de profiter au maximum de ce que cette saison avait à offrir.

Regarder les gens de Stratford organiser cet événement génial a été une grande source d’inspiration pour Duuo. En tant que fournisseur d’assurance événements, nous étions bien placés pour voir à quel point les restrictions constituaient un défi de taille pour les municipalités qui souhaitaient organiser des activités pour rassembler la collectivité. La détermination de la Ville de Stratford à garder sa collectivité vivante pendant cette période difficile prouve que le secret pour traverser des épreuves, c’est de rester solidaires.

Légende : Carte de rando-bingo, Festival d’automne de Stratford 2021

Au cours de l’année 2022, lorsque nous pourrons à nouveau organiser des événements en toute sécurité, nous comptons collaborer avec d’autres municipalités au pays pour leur offrir des solutions d’assurance événements sur mesure qui permettront aux collectivités de se rassembler sans crainte.

Pour ce qui est de Stratford, ouvrez l’œil : Duuo aura son kiosque lors de l’édition 2022 du Festival d’automne!

 

Duuo travaille avec les municipalités d’un océan à l’autre pour créer les meilleures solutions d’assurance pour les centres communautaires et les événements! Vous voulez collaborer avec nous? Cliquez ici pour en savoir plus.

À propos de l’autrice

Hayleigh Smith
Hayleigh est la spécialiste junior du marketing de contenu de Duuo. Lorsqu’elle n’est pas en train de gérer les médias sociaux de Duuo, d’écrire des blogues ou de développer du marketing de contenu, Hayleigh s’affaire à dessiner, à pratiquer ses techniques de tatouage ou à écouter de la musique!