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Vie privée

Mise à jour du 4 juillet 2024 : Nous avons récemment revu et mis à jour notre politique de protection des renseignements personnels. L’objectif était de clarifier la façon dont nous recueillons, conservons et utilisons vos données, ainsi que vos droits en matière de confidentialité. La mise à jour tient aussi compte des nouvelles exigences légales du Québec à ce sujet et apporte des précisions sur le traitement des propositions d’assurance. Le format de notre politique de protection des renseignements personnels a également été ajusté pour en faciliter la compréhension.

Dans la présente politique, les termes « Duuo », « nous », « notre » et « nos » désignent les Services d’assurance Duuo Inc. Cette politique régit, en termes généraux, la manière dont nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons les renseignements personnels à votre sujet, ou au sujet de toute autre personne, que nous recueillons ou qui nous sont communiqués dans le cadre de votre relation avec nous, conformément aux exigences des lois applicables et à notre engagement continu en matière de confidentialité.

Généralités

Duuo reconnaît et respecte l’importance protéger vos données personnelles. Lorsque vous faites affaire avec nous, nous vous demandons votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels. Nous vous indiquons à quelles fins nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, et nous ne partagerons pas vos renseignements personnels, à moins d’avoir obtenu votre consentement ou d’en avoir l’obligation ou l’autorisation légale.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et les faire corriger, au besoin, en nous transmettant une demande par écrit à l’adresse privacy@cooperators.ca ou à l’adresse postale ci-dessous.

Avec votre permission, nous pouvons vous renseigner sur des produits et services qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez nous dire quelles informations vous désirez recevoir de notre part et changer vos préférences en tout temps.

Actuellement, Duuo n’offre que des produits souscrits par La Compagnie d’assurance générale Co-operators (« Co-operators »). Cliquez ici pour consulter la politique de protection des renseignements personnels de Co-operators.

Notre engagement

Nos relations client sont basées sur la confiance. Nous nous engageons à protéger la vie privée de notre clientèle, ainsi que la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels recueillis, utilisés, conservés et communiqués dans le cadre de nos affaires. Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels sous notre contrôle, qu’ils nous soient fournis directement par vous ou par un tiers ou que nous les ayons fournis à nos tiers fournisseurs de services pour traitement. Nous prenons nos obligations en matière de protection des renseignements personnels au sérieux et nous nous efforçons d’adopter des pratiques guidées par les normes de conduite éthique les plus exigeantes.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Votre consentement

Nous vous demanderons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser, de conserver ou de communiquer vos renseignements personnels à des fins particulières, sauf si la loi nous autorise expressément à recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple lorsque la loi nous oblige à les communiquer à une institution gouvernementale. Si nous souhaitons recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels à d’autres fins, nous vous demanderons d’abord votre consentement.

Votre consentement peut être implicite ou explicite. Le consentement implicite survient lorsque vos actes permettent de déduire qu’il y a consentement. Par exemple, lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels pour obtenir une soumission d’assurance, nous déduisons que vous consentez à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels pour la préparation de la soumission. Le consentement explicite est donné expressément, soit verbalement ou par écrit. Lorsque nous vous demandons votre consentement explicite, nous vous indiquons de quels renseignements personnels nous avons besoin, pour quelles raisons nous les utiliserons et les communiquerons, et avec qui nous les partagerons.

Renseignements personnels que nous pouvons recueillir

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous et auprès de tiers, tel qu’il est précisé dans la présente politique de protection des renseignements personnels. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels sur d’autres personnes, vous devez vous assurer que vous avez l’autorisation de ces personnes de nous fournir leurs renseignements personnels et de nous permettre de les recueillir, de les utiliser et de les communiquer aux fins indiquées.

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin pour les fins auxquelles vous avez consenti.

Selon le type de produits ou de services que nous vous offrons et le consentement que vous nous avez donné, nous pourrions recueillir les renseignements personnels suivants :

nom et coordonnées, incluant l’adresse courriel
données démographiques (âge, date de naissance, genre, situation familiale et état matrimonial)
assurances antérieures et historique des réclamations
données financières et de paiement, y compris les numéros de cartes de crédit et de comptes bancaires ainsi que les adresses de facturation
numéros d’identification (p. ex., numéro du permis de conduire)
besoins en matière d’assurance et de services financiers
renseignements personnels provenant de sources externes publiquement accessibles, en vertu des lois applicables
antécédents de crédit (y compris la cote de crédit et les autres renseignements contenus dans votre dossier de crédit) obtenus auprès des agences d’évaluation du crédit
renseignements figurant dans les documents juridiques (ordonnances judiciaires, procurations, etc.)
information liée à un sinistre ou à une enquête (y compris les renseignements contenus dans les rapports policiers, les notes policières, les photos, les vidéos, les enregistrements audios, les rapports d’enquête et les enregistrements de téléphone mobile – cela peut comprendre la géolocalisation ou d’autres métadonnées)
votre adresse IP et les caractéristiques des appareils électroniques que vous utilisez pour effectuer des transactions avec nous

Motifs pour lesquels nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels :

Voici certains des motifs pour lesquels nous pouvons, avec votre consentement, recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels :

Effectuer une analyse des besoins, notamment :

déterminer et évaluer vos besoins en matière d’assurance
établir la pertinence des produits et services d’assurance, et vous recommander ceux qui répondent à vos besoins

Obtenir une soumission pour vous auprès de Co-operators, notamment :

analyser et déterminer le risque de conclure un contrat d’assurance avec vous
déterminer les primes pour les produits d’assurance qui vous intéressent
déceler, prévenir et réprimer la fraude et les fausses déclarations, et enquêter sur celles-ci

Traiter votre proposition et obtenir un contrat en votre nom auprès de Co-operators, notamment :

confirmer votre identité
vérifier les renseignements que vous communiquez (par exemple votre adresse ou votre numéro de téléphone)
déceler, réprimer et prévenir les erreurs et omissions ou la fraude, et enquêter sur celles-ci (par exemple, pour les achats en ligne, nous pouvons vérifier le lieu de la transaction, l’identité unique de l’appareil que vous utilisez ou l’adresse courriel). Lorsque la loi l’autorise, nous pouvons échanger des renseignements avec d’autres organisations à ces fins
vérifier l’historique des contrats d’assurance et des réclamations dans les bases de données de l’industrie de l’assurance de dommages
analyser et déterminer le risque de conclure un contrat d’assurance avec vous
traiter votre proposition
vous recommander à un autre fournisseur d’assurance si nous ne sommes pas en mesure de vous assurer par l’intermédiaire de Co-operators
obtenir pour vous un contrat auprès de Co-operators
facturer et traiter les paiements, y compris les recouvrements de créances, et configurer les prélèvements préautorisés (lorsque possible), si vous le désirez

Lorsque la loi l’autorise, nous pouvons obtenir et partager des renseignements avec d’autres organisations pour ces raisons.

Pour assister Co-operators dans l’administration de votre contrat d’assurance, notamment :

traiter les modifications contractuelles, les renouvellements et les résiliations
confirmer votre identité
communiquer avec vous au sujet des produits et services que vous détenez chez nous
assurer un service à la clientèle de qualité
régler les différends
voir à la formation et au perfectionnement du personnel
envoyer des sondages
confirmer votre inscription au portail en ligne
traiter une signature électronique
avec votre consentement, communiquer des renseignements sur l’assurance à des locateurs, à des créanciers, à des créanciers hypothécaires et à d’autres personnes possédant un intérêt assurable
examiner périodiquement vos besoins d’assurance et déterminer si nos produits et services sont adaptés à ces besoins
accomplir des activités de surveillance et d’audit
répondre à des questions générales liées aux réclamations

Respecter les obligations réglementaires énoncées dans les lois fédérales et provinciales en vigueur
Réaliser des activités d’analyse des opérations et d’analytique des données, notamment :

utiliser vos renseignements personnels avec des techniques d’analytique avancée et d’intelligence artificielle pour effectuer des activités d’analyse des opérations et d’analytique des données, par exemple :
- nous permettre de déceler les mécanismes de fraude afin d’en réduire les répercussions
- utiliser des observations provenant de vos interactions avec nous afin de faire preuve de proactivité dans notre service et de régler des plaintes

Communiquer avec vous au moyen de plusieurs canaux, notamment par courriel, par texto et par téléphone, y compris:

avec votre consentement, promouvoir et commercialiser nos produits, nos services, nos offres, nos concours ou des activités communautaires qui pourraient vous intéresser, ou réaliser des études de marché ou effectuer des sondages

Diffuser des publicités dans les médias sociaux et autres plateformes de publicité et améliorer nos campagnes de marketing
Tester nos systèmes internes et résoudre les problèmes, évaluer et améliorer nos mesures de sécurité, notre planification des opérations et notre gestion, y compris l’évaluation des besoins en ressources

Les tiers à qui nous communiquons des renseignements personnels

Lorsqu’il est nécessaire et approprié de le faire, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers externes, mais uniquement aux fins auxquelles vous avez consenti. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels aux personnes, aux entités ou aux organismes suivants :

les tiers qui nous fournissent des services ou exécutent des services en notre nom, notamment les plateformes de paiement, les agences de commercialisation, les médias sociaux et autres plateformes de publicité, les plateformes de traitement de signatures électroniques, les plateformes de traitement de données, les services de stockage de données électroniques, les services de vérification vocale, les enquêteurs et enquêtrices, les ingénieurs et ingénieures et les fournisseurs de services de reprise après sinistre
les tiers avec qui nous devons faire affaire pour vous procurer le produit ou le service demandé
les agences d’évaluation du crédit
les opérateurs et opératrices de bases de données du secteur de l’assurance (par exemple pour analyser et vérifier les renseignements fournis, comme les réclamations et les contrats antérieurs, par rapport à l’information contenue dans les bases de données du secteur)
les organismes de détection et de prévention de la fraude (notamment Équité Association)
les organismes responsables de l’admissibilité à l’assurance et de l’évaluation des risques
d’autres entités du groupe de sociétés Co-operators
d’autres partenaires de distribution pour l’administration et la distribution de produits d’assurance
toute partie prenant part à la vente, à l’acquisition, à la cession ou à la fusion de sociétés ou à d’autres ententes commerciales, notamment les coentreprises
les organismes gouvernementaux, comme l’exige la loi (par exemple pour les déclarations réglementaires périodiques, les exigences en matière de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité ou de biens non réclamés, à la demande d’autres autorités légitimes ou aux fins de l’impôt sur le revenu)
les auditeurs et auditrices externes, les conseillers et conseillères juridiques et d’autres professionnels et professionnelles
toute autre partie que vous autorisez

Prise de décision automatisée (Québec seulement)

Nous pouvons utiliser des technologies qui intègrent la prise de décision automatisée, tout en préservant la sécurité de vos renseignements personnels. Par exemple, nous pouvons utiliser la prise de décision automatisée pour accélérer notre processus de souscription, ce qui pourra simplifier et accélérer votre expérience d’achat d’assurance.

Nous vous informerons si nous prenons une décision fondée exclusivement sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels, au plus tard au moment où nous vous aviserons de cette décision.

Si nous prenons une décision fondée exclusivement sur la prise de décision automatisée, à votre demande, nous vous indiquerons les renseignements personnels utilisés dans ce processus décisionnel automatisé pour prendre une telle décision, ainsi que les raisons, les principaux facteurs et les paramètres qui ont mené à la décision automatisée.

Si nous prenons une décision fondée exclusivement sur la prise de décision automatisée, vous pourrez nous contacter par courriel à privacy@cooperators.ca pour faire corriger tout renseignement personnel utilisé pour rendre cette décision.

Profilage et utilisation de témoins

Nous pouvons utiliser des technologies faisant appel à une fonctionnalité qui, si elle est activée, nous permettrait de procéder à votre identification, à votre localisation ou à votre profilage. Si nous procédons ainsi, et que vous êtes dans la province de Québec, nous vous fournirons les moyens d’activer cette fonctionnalité.

Pour en savoir plus sur notre utilisation de témoins, d’outils d’analytique Web et de technologies comparables, consultez le site https://duuo.ca/fr/fichiers-temoins/

Vous avez le choix

Sachez que vous pouvez toujours :

Refuser de nous fournir certains de vos renseignements personnels. Si vous ne nous donnez pas tous les renseignements personnels requis, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour vous offrir nos produits et services; toutefois, cela pourrait ne pas être possible.
Retirer votre consentement en tout temps et, sous réserve de toute restriction légale ou contractuelle applicable, nous cesserons de recueillir, d’utiliser et de communiquer vos renseignements personnels après le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement ou que vous ne nous donnez pas tous les renseignements personnels requis, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour vous offrir nos produits et services; toutefois, cela pourrait ne pas être possible.
Mettre à jour vos autorisations marketing et vos préférences de communication en tout temps en vous connectant au portail en ligne, ou en communiquant avec nous. Vous pouvez également cliquer sur le lien de désabonnement figurant dans nos messages électroniques commerciaux.

Antécédents de crédit que nous pouvons obtenir et échanger avec des agences d’évaluation du crédit

Lorsque cela est applicable et autorisé par la loi, nous pouvons vous demander votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer les renseignements sur votre dossier de crédit (y compris votre cote de crédit). Il s’agit d’une pratique courante dans le secteur de l’assurance au Canada. Afin d’accéder aux renseignements de votre dossier de crédit auprès d’agences d’évaluation du crédit, nous devrons leur communiquer un nombre limité de renseignements personnels pour vous identifier, tels que votre nom, votre adresse et votre date de naissance.

Dans le but de vous offrir des produits d’assurance souscrits par Co-operators, nous pouvons utiliser les renseignements de votre dossier de crédit en combinaison avec d’autres renseignements personnels pour évaluer le risque d’assurabilité associé à votre proposition ou contrat, ainsi que pour effectuer d’autres analyses des risques et des données. Les éléments d’un dossier de crédit qui peuvent le plus souvent avoir une incidence sur la cote de crédit comprennent notamment les antécédents de paiements, le nombre de prêts et de cartes de crédit, l’âge des prêts et des cartes de crédit, la présence de comptes qui ont été transmis à des agences de recouvrement et la présence de faillites et de saisies. Pour obtenir des précisions sur les agences d’évaluation du crédit avec lesquelles nous faisons affaire, veuillez communiquer avec nous.

Notre évaluation du risque d’assurance nous permet, ainsi qu’à Co-operators :

d’établir correctement la prime applicable à l’assurance demandée
de déterminer votre admissibilité au paiement automatique
d’analyser les risques et de les céder à nos réassureurs, au besoin

Nos enquêtes de crédit n’ont pas d’incidence sur votre cote de crédit. Votre dossier de crédit indiquera généralement quelles entreprises ont demandé des renseignements sur votre dossier de crédit.

Nous pouvons également utiliser les renseignements de votre dossier de crédit pour confirmer votre identité et vérifier des renseignements à votre égard, tels que votre adresse actuelle, afin de détecter la fraude et les fausses déclarations.

Nous pourrions récupérer les renseignements de votre dossier de crédit à l’occasion pour mettre nos fichiers à jour. Vous pouvez toutefois retirer votre consentement en tout temps en nous avisant par écrit.

Seul le personnel autorisé ayant besoin des renseignements de votre dossier de crédit peut y accéder. Pour de l’information générale sur ce sujet, cliquez sur ce lien :Principes de base des dossiers et des cotes de crédit (gouvernement du Canada).

Conservation des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis et selon ce qui est permis ou exigé par la loi.

Mesures de sécurité

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels. Nous prenons très au sérieux la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. Pour en savoir plus sur nos pratiques de sécurité, consultez https://www.cooperators.ca/fr-ca/publicpages/security

Tout notre personnel doit se conformer à notre Code d’éthique et de conduite des affaires et l’attester chaque année. En outre, nous avons élaboré et mis en œuvre des directives et des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels. Ces dernières sont évaluées, surveillées et vérifiées périodiquement.

Seulement les membres de notre personnel et d’autres personnes autorisées qui ont besoin d’utiliser vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions peuvent y avoir accès. Il peut s’agir de tiers fournisseurs de services, dont certains peuvent se trouver à l’extérieur du Canada. Si vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et communiqués dans la province de Québec, ils peuvent également être communiqués à l’extérieur du Québec. Dans tous les cas, les membres de notre personnel et de tout autre personnel autorisé, au Canada ou ailleurs, doivent assurer la protection de vos renseignements personnels en se conformant à notre politique et à nos pratiques de protection des renseignements personnels, ainsi qu’aux lois et aux règlements canadiens sur la protection des renseignements personnels. La loi pourrait les obliger à divulguer vos renseignements personnels à des cours de justice, des gouvernements ou des organismes de réglementation au Canada et à l’étranger. Si vos renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Canada, ils pourraient être régis par les lois qui sont en vigueur dans d’autres pays. Afin de protéger vos renseignements personnels, nous veillons à ce que des dispositions relatives à la sécurité et à la protection de la vie privée soient incluses dans tous nos contrats avec des fournisseurs de services externes.

Exactitude

Nous mettons tout en œuvre pour que les renseignements personnels recueillis soient exacts, complets et à jour, afin de les utiliser correctement pour les raisons appropriées. Il est important de nous informer rapidement de toute modification à vos coordonnées. Si nous ne pouvons pas vérifier vos renseignements personnels ou vous contacter, notre capacité à vous fournir nos produits et services pourrait être restreinte.

Vos droits

Accès aux renseignements personnels et correction

Sur demande écrite, et après confirmation de votre identité, nous vous donnerons accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, obtenus dans le cadre de nos affaires avec vous. Cependant, dans certains cas, nous pourrions, en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels, restreindre l’accès à vos renseignements personnels, notamment lorsque ceux-ci sont assujettis à des privilèges juridiques, contiennent des informations commerciales confidentielles ou portent sur d’autres personnes. Le cas échéant, nous vous ferons part des raisons pour lesquelles nous restreignons l’accès et nous vous indiquerons quels sont vos recours. Une réponse vous sera transmise dans les 30 jours suivant la réception de votre demande d’accès écrite si elle est suffisamment précise pour nous permettre de confirmer l’existence des renseignements personnels. En Alberta, une réponse vous sera transmise dans les 45 jours suivant la réception de votre demande d’accès écrite si elle est suffisamment précise pour nous permettre de confirmer l’existence des renseignements personnels. Dans la mesure où la loi le permet, nous vous aviserons si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à votre demande. Dans certains cas, seulement une ou un médecin peut vous communiquer les renseignements médicaux que nous avons recueillis à votre sujet auprès d’un tiers.

À compter du 22 septembre 2024, pour les personnes vivant au Québec : Vous pouvez demander une copie des renseignements personnels informatisés que nous avons sur vous. Ces renseignements informatisés seront transférés dans un format technologique structuré et couramment utilisé à vous ou à une personne ou organisation désignée par vous et autorisée par la loi à recueillir de tels renseignements.

Si vous exercez ces droits d’accès, nous pourrions vous facturer des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels.

Si vous croyez que les renseignements contenus dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander de les corriger. Nous étudierons la demande et, si nous sommes d’accord avec vous, nous apporterons rapidement les corrections nécessaires.

Pour demander l’accès aux renseignements que nous détenons ou pour les faire corriger, contactez-nous en écrivant à privacy@cooperators.ca. Si vous autorisez un tiers à faire une demande en votre nom, nous avons besoin de votre consentement écrit pour communiquer vos renseignements personnels à ce tiers.

Signaler vos préoccupations en matière de protection de la vie privée

Notre objectif est de vous aider à répondre à vos besoins et de vous offrir le meilleur service possible. Si la protection des renseignements personnels vous préoccupe, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour en discuter. Nous prenons vos préoccupations au sérieux et nous examinerons toutes les plaintes concernant la protection de la vie privée. Au besoin, nous prendrons les mesures nécessaires pour traiter votre plainte. Si le processus de résolution des plaintes ne vous satisfait pas, nous vous indiquerons quelles autres procédures sont à votre disposition.

Mises à jour apportées à cette politique de protection des renseignements personnels

Nous pourrions réviser périodiquement la présente politique de protection des renseignements personnels pour tenir compte des modifications apportées à la loi et à nos pratiques. Nous publierons un avis de toutes les modifications importantes et pertinentes apportées à la présente politique.

Nous joindre

Pour toute question relative à notre politique ou à nos pratiques de protection des renseignements personnels, ou encore si vous voulez accéder aux renseignements personnels contenus dans nos dossiers ou les modifier, ou pour formuler une plainte concernant la protection des renseignements personnels, communiquez avec la personne responsable de la protection de la vie privée, aux coordonnées suivantes :

Bureau de la protection de la vie privée de Co-operators

101 Cooper Drive

Guelph, ON, N1C 0A4

privacy@cooperators.ca

1-888-887-7773